บทที่ 7 – 8 ระบบการจัดซื้ออาหารและเครื่องดื่ม
วัตถุประสงค์
เพื่อให้นักศึกษาสามารถ
1.
อธิบายขั้นตอนหรือวงจรการจัดซื้อได้
2.
อธิบายการจัดซื้อให้ได้คุณภาพและปริมาณที่เหมาะสม
3.
วางแผนการจัดซื้อวัตถุดิบได้
4.
คำนวณปริมาณการสั่งซื้อได้
การจัดซื้อ
(Purchasing)
การจัดซื้อ คือ
กระบวนการที่มีหลายขั้นตอนและถูกจัดไว้เป็นระบบ
เพื่อจัดซื้อวัตถุดิบให้ได้ตามคุณภาพและปริมาณที่กำหนดไว้ ในเวลาและราคาที่เหมาะสมจากแหล่งขายที่ดี
ขั้นตอนในระบบการจัดซื้อ
1.
แผนกอาหารและเครื่องดื่มจะส่งใบเบิกของ (Requisition Form) ไปยังสโตร์ (Storeroom)
เมื่อต้องการเบิกวัตถุดิบต่าง ๆ
2.
ห้องสโตร์จะจัดส่งของต่าง ๆ ตามรายการในใบเบิกของให้กับแผนกอาหารและเครื่องดื่ม
3.
เมื่อสินค้าที่เก็บไว้ในห้องสโตร์ (Inventory) อยู่ในระดับที่จะต้องสั่งซื้อเพิ่มเติม
เจ้าหน้าที่แผนกสโตร์จะส่งใบขอซื้อ (Purchase Requisition) ไปยังแผนกจัดซื้อเพื่อดำเนินการ
4.
แผนกจัดซื้อจะส่งใบสั่งซื้อ (Purchase Order) ซึ่งมีสำเนา 4 ใบ
- เก็บไว้ที่แผนกจัดซื้อ
-
ส่งไปยังแผนกบัญชีเพื่อดำเนินการชำระค่าใช้จ่ายต่อผู้ขาย
- ส่งไปยังผู้ขาย (Supplier) เพื่อจัดเตรียมและส่งสินค้าตามรายการที่สั่งซื้อ
- ส่งไปยังแผนกตรวจรับสินค้า (Receiving) เพื่อตรวจรับสินค้าตามรายการให้ถูกต้องตามคุณภาพ
5. ผู้ขายจัดส่งสินค้ามายังแผนกตรวจรับสินค้าพร้อมเอกสารที่เกี่ยวข้อง เช่น
ใบส่งของ (Invoice) ใบลดหนี้ ใบเพิ่มหนี้
6.
เมื่อแผนกตรวจรับสินค้าตรวจสอบสินค้าและเอกสารถูกต้องแล้ว จะส่งสำเนาใบส่งของ (Invoice) ไปยังแผนกบัญชีเพื่อทำการออกเช็คสั่งจ่ายเพื่อตัดยอดเจ้าหนี้ ลูกหนี้ต่อไป
7.
เจ้าหน้าที่แผนกสโตร์หรือเจ้าหน้าที่ปฏิบัติการ (Operation) จะทำการนำสินค้าจัดเก็บอย่างถูกต้องและเหมาะสมต่อไป
การจัดซื้ออาหารและเครื่องดื่ม
1.
ของสด เช่น
เนื้อสัตว์ สัตว์ปีก ปลา อาหารทะเล ผัก ผลไม้ เป็นต้น
2.
ของแห้ง เช่น
แป้ง น้ำตาล เครื่องเทศ น้ำมัน เครื่องปรุงรส
3.
เครื่องดื่ม เช่น
น้ำ น้ำอัดลม เครื่องดื่มที่เป็นแอลกอฮอล์ น้ำผลไม้ เป็นต้น
4.
อื่น ๆ
การเลือกผู้ขาย
(Supplier)
1.
สถานที่ตั้งของผู้ขาย (Location) จะส่งผลกระทบโดยตรงต่อระยะเวลาในการจัดส่งสินค้าและค่าใช้จ่ายในการขนส่ง
2.
คุณภาพของระบบการดำเนินงานของผู้ขาย จะต้องให้ความสำคัญต่อการจัดเตรียม
จัดส่งสินค้าและระบบการขนส่งที่มีคุณภาพ
3.
ความสามารถของพนักงานขาย ความรู้เกี่ยวกับสินค้า คำแนะนำ ชี้แจง รายละเอียดของสินค้าได้อย่างละเอียดและเหมาะสม
4.
ราคาของสินค้า จะต้องมีการต่อรองหรือเปรียบเทียบราคาสินค้าต่อคุณภาพว่ามีความเหมาะสมกันหรือไม่
5.
ความซื่อสัตย์และยุติธรรมของผู้ขาย คุณภาพ การจัดส่ง ราคา เอกสารต่าง ๆ
การเลือกคุณภาพที่เหมาะสม
ในการปรุงอาหารนั้น
เนื้อหรือผักบางอย่างต้องให้เหมาะสมกับประเภทของการปรุงอาหาร เช่น
เนื้อสเต็กก็จะใช้ส่วนของเนื้อสัน และการตุ๋นก็จะใช้ส่วนของเนื้อน่องมากกว่า
การเลือกซื้อปริมาณที่เหมาะสม
ในกรณีที่ซื้อในปริมาณที่มากเกินไปนั้นจะก่อให้เกิปัญหา
1.
ระบบหมุนเวียนของการเงิน (Cash
Flow)
2.
ต้นทุนการเก็บรักษาสินค้าสูงขึ้น
3.
เกิดความเสียหายต่อคุณภาพของวัตถุดิบ
4. เสี่ยงต่อการถูกลักขโมย
ในกรณีที่ซื้อในปริมาณที่น้อยเกินไป
จะทำให้วัตถุดิบมีจำนวนไม่เพียงพอต่อการให้บริการลูกค้าและการสั่งสินค้าเร่งด่วนอาจจะต้องเสีย
ค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมจากปกติ
วิธีการแก้ปัญหาเรื่องปริมาณการซื้อ
1.
จัดทำบันทึกการขายอาหารต่าง ๆ
2.
ผู้บริหารจะคำนวณแนวโน้มของราคาวัตถุดิบที่จะเปลี่ยนแปลงในระยะยาว
3.
ต้องคำนึงถึงพื้นที่จัดเก็บวัตถุดิบต่าง ๆ
4.
ต้องเลือกซื้อวัตถุดิบในปริมาณที่สูงกว่าความเป็นจริงในการใช้งาน
5.
ต้องคำนึงถึงข้อบังคับทางผู้ขายด้วยว่าผู้ขายกำหนดปริมาณขั้นต่ำ
6.
ต้องรู้ว่าวัตถุดิบชนิดใด เป็นวัตถุดิบที่จะเกิดการเน่าเสียได้ในระยะเวลาสั้น
การทำสัญญาซื้อขาย
1.
สัญญาด้านปริมาณ (Quantity
Contract) คือ
การทำสัญญากำหนดปริมาณสั่งซื้อสินค้าในช่วงเวลาหนึ่ง เช่น 3-6 เดือนหรือ
1 ปีเพื่อกำหนดปริมาณการสั่งซื้อและกำหนดการส่งที่แน่นอน
ในราคาต่อหน่วยที่เท่ากันตลอดสัญญา
2.
สัญญาด้านราคา (Price
Contract) คือ
การทำสัญญากับผู้ขาย โดยมี ราคาคงที่ ในช่วงเวลาที่กำหนด
หรือส่วนลดคงที่ในเวลาที่กำหนด
Standard
purchase specification
1.
การกำหนดมาตรฐานของวัตถุดิบที่ต้องการจัดซื้อ เช่น น้ำมันมะกอก ที่มีหลายเกรด
จึงต้องระบุให้ชัดเจนว่าจะใช้แบบใดเช่น Extra virgin หรือ แบบ Virgin
2.
แจ้งคุณภาพที่ต้องการกับผู้ขายเป็นลายลักษณ์อักษร
3.
แจ้งข้อมูลของวัตถุดิบกับแผนกรับสินค้าและจัดเก็บสินค้า
4.
อธิบายความรู้ความเข้าใจในตัววัตถุดิบให้แก่พนักงาน ในเรื่องของ คุณภาพ ขนาด
น้ำหนัก ปริมาณ เป็นต้น
การลดต้นทุนการจัดซื้อ
1.
Bargaining
การต่อราคา
2.
Quality
Check up การตรวจสอบคุณภาพ
3.
Convenience
products การซื้อสินค้าตามร้านสะดวกซื้อ
4.
Delivery
fee การลดต้นทุนการบริการจัดส่งของ
5.
One Stop
shopping การจัดซื้อจากผู้ขายเพียงรายเดียว
6.
More
quantity, Containing การซื้อสินค้าปริมาณมากๆ
7.
Cash จ่ายด้วยเงินสด
8.
Group
purchasing การร่วมกันซื้อ
9.
Season
> Fruit, Vegetable ซื้อตามฤดูกาล
ความเสี่ยงด้านการจัดซื้อ
1.
Kickbacks
การทุจริตระหว่างผู้ซื้อและผู้ขาย
2.
Fictitious
companies บริษัทปลอม
3.
Reprocessing
การตรวจสอบขั้นตอนซ้ำ
4.
Delivery
Invoice Errors ความผิดพลาดในการส่งของ
5.
Credit
memo problems ความผิดพลาดในการตรวจสอบใบแจ้งหนี้
6.
Quality
substitution การสับเปลี่ยนคุณภาพ
7.
Cheating
of buyer การทุจริตของผู้ซื้อ
การกำหนดระยะเวลาในการจัดซื้อสินค้า
1.
วัตถุดิบสดหรือเน่าเสียได้ง่าย (Perishable Products)
ปริมาณที่ต้องสั่งซื้อ
= ปริมาณที่ต้องการใช้ – ปริมาณที่มี
2.
วัตถุดิบแห้งหรือไม่เน่าเสีย (Non-Perishable Products)
สินค้าคงคลังขั้นสูงสุด
= ปริมาณใช้ในรอบสั่งซื้อ + ระดับปลอดภัย + ปริมาณใช้ระหว่างรอรับสินค้า
3.
จุดสั่งซื้อสินค้า (Order
Point)
จุดสั่งซื้อสินค้า
= ปริมาณใช้ระหว่างรอรับสินค้า + ระดับปลอดภัย
*********************************************************
